Visselblåsarfunktion

Vad är visselblåsning?

Visselblåsning uppstår när arbetstagare i ett arbetsrelaterat sammanhang larmar om olika typer av missförhållanden i sin arbetsgivares verksamhet. Det kan handla om företeelser som är olagliga, oetiska eller direkt olämpliga.

De företeelser som anmäls (visselblåses) av arbetstagaren ska vara av allmänt intresse. Det innebär att det ska finns ett större intresse än det egna.

Du har rätt enligt lag att vara anonym både i relation till den som tar emot din visselblåsaranmälan och till din arbetsgivare. Samtidigt önskar vi att du vågar vara öppen med vem du är för att vi på bästa sätt ska kunna utreda vad som har inträffat.

Så här gör du

Vi har valt att alla anmälningar tas emot och utreds av den externa aktören Human&heart HR och deras visselblåsartjänst ”Trust&heart” för att säkerställa rättssäkerheten. Visselblåsarfunktionen används för att rapportera alla typer av missförhållanden eller oegentligheter av allmänintresse.

En anmälan till visselblåsarfunktionen kan göras anonymt.

• Digital anmälan: https://visselblasning.trustheart.se/obo
• Brev: du kan posta ett brev märkt “Visselblåsare” adresserat till
  Trust heart, Pelle Bergs backe 3c, 79150 Falun.
• Telefon: 08-82 40 00, öppet 08.00-16.00.
• Möte: du kan begära ett fysiskt eller digitalt möte med ärendehandläggaren, vilket efter din förfrågan kommer att hållas inom en rimlig tid. Du kan under mötet framföra information muntligen och/eller skriftligen.

Om du rapporterar om ett missförhållande via telefon eller vid ett möte kommer din rapport antingen att:

• spelas in, förutsatt att du samtycker till inspelningen, eller
• skrivas ned i ett protokoll som du kommer att få möjlighet att granska, rätta samt godkänna genom undertecknande.

För att underlätta den efterföljande utredningen av rapporteringen uppmanas du att tillhandahålla en så detaljerar beskrivning av missförhållandet som möjligt. Du kan exempelvis inkludera dokument, bilder och/eller videor när du lämnar in din rapport.

Tänk på att inga känsliga personuppgifter (uppgifter som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsotillstånd eller sexualliv) ska inkluderas i rapporten, förutsatt att uppgifterna inte är av relevans för utredningen av det rapporterade missförhållandet.

Om möjligt, uppmanas du att uppge dina kontaktuppgifter för att underlätta utredningen. Du kan bli ombedd att lämna ytterligare information under utredningens gång.

Rapportering kan ske på svenska, engelska, tyska, norska, danska och finska. Du kommer att informeras om att rapporten har mottagits inom sju dagar från det att rapporten mottogs, om inte du har uppgett att du inte vill ta emot en sådan mottagningsbekräftelse, eller det finns anledning att anta att en sådan mottagningsbekräftelse inte kan lämnas till dig utan att din identitet avslöjas.

Som ett alternativ till att använda den interna rapporteringsförfarande kan du även rapportera om missförhållanden direkt till särskilt utvalda svenska myndigheter (extern rapportering) utan risk för repressalier. Vilken myndighet du ska rapportera till beror på karaktären av det missförhållande som du rapporterar om. Rapporteringen ska göras med hjälp av etablerade rapporteringskanaler avsedda för rapportering om missförhållanden hos den relevanta myndigheten.

Vad händer efter en anmälan?

När du lämnat in din anmälan skapas ett ärendenummer och en handläggare tilldelas ditt ärende.

• Det görs en intern jävskontroll för att säkerställa att ingen handläggare står i intressekonflikt till det som har anmälts.
• Du får ID och lösenord så att du kan följa ärendets status via den digitala visselblåsartjänsten.
• Du kommer inom sju arbetsdagar få uppföljning av ärendets status. Du kan välja bort att få uppföljning i till exempel ärendebeskrivningen.
• Handläggaren kan komma att vilja ha kontakt med dig. Ni kan ha kontakt utan att du röjer din identitet.
• Om du valt att få uppföljning i ärendet kan du logga in med de uppgifter du får när du anmält ett missförhållande. Du kan då fortsatt, om du så önskar, vara anonym gentemot handläggaren.
• Om du valt att lämna kontaktuppgifter kan handläggaren komma att kontakta dig för att ställa eventuella frågor. Dina kontaktuppgifter lämnas inte ut från Human&heart utan ditt uttryckliga medgivande.

Tillämpningsområde och ansvar

Visselblåsartjänsten gäller dig som är eller har varit:

• Anställd (inklusive tillfällig personal eller är i en rekryteringsprocess).
• Inhyrd personal (såsom konsulter eller andra självständiga uppdragstagare).
• Personer som utför praktik eller volontärarbete i koncernen.
• Medlemmar i styrelsen.
• Affärspartners (till exempel konsulter eller leverantörer).

Kunder/hyresgäster omfattas inte av Visselblåsarlagen.

Om du har kännedom eller allvarlig misstanke om ett missförhållande kan du rapportera detta genom tjänsten Visselblåsarfunktion. När du rapporterar om ett missförhållande ska du vid tidpunkten för rapporteringen ha skälig anledning att anta att informationen om missförhållandet är sann. Det krävs  inte att du presenterar någon bevisning eller liknande. Så länge du handlar i god tro kommer du inte att möta några negativa konsekvenser, även om misstanken om ett missförhållande efter närmare utredning visar sig vara felaktig.

Övrig information

Definition av missförhållanden

Med missförhållande menas varje form av allvarlig omständighet som kan ha en negativ inverkan på koncernen och/eller verksamheten eller arbetsmiljön för koncernens anställda och/eller affärspartners eller någon annan allvarlig arbetsrelaterad omständighet som det kan finnas ett allmänintresse av att den kommer fram.

Missförhållanden inkluderar, men är inte begränsat till, faktiska eller misstänkta:

• Överträdelser av lagar och föreskrifter (oavsett civilrättsliga eller straffrättsliga).
• Överträdelser av koncernens policyer, instruktioner och riktlinjer.
• Mutor och korruption.
• Allvarlig risk för enskilda personers liv eller hälsa (såsom exempelvis miljöbrottslighet eller omfattande brister i säkerheten på en arbetsplats).
• Allvarliga arbetsmiljöbrister (såsom systematisk mobbning, diskriminering eller trakasserier).
• Annat beteende som är oförenligt med bolagets kärnvärden.

Frågor som uteslutande påverkar förhållandet mellan en enskild och bolag inom koncernen faller i allmänhet inte inom definitionen av missförhållanden. Koncernen uppmuntrar i stället till att sådana frågor tas upp av enskilda med sin närmaste chef eller HR-enheten, beroende på omständigheterna.

Förbud mot att vidta repressalier

Om du erhåller information om ett missförhållande i ett arbetsrelaterat sammanhang kommer du inte att utsättas för någon form av repressalier för att du rapporterar om sådan information i god tro till din närmsta chef eller via den interna rapporteringskanaler. Med ”repressalie” menas varje direkt eller indirekt handling eller underlåtenhet som sker i ett arbetsrelaterat sammanhang och som föranletts av en intern eller extern rapportering om ett missförhållande, och som ger eller kan ge upphov till skada och/eller negativa konsekvenser för den rapporterande personen.

Det bör noteras att skyddet mot repressalier inte omfattar personer som genom inhämtandet av informationen eller genom själva rapporteringen gör sig skyldig till brott.

Utredningen

Efter att en rapport om ett missförhållande har mottagits och registrerats kommer ärendehandläggaren hos Human&heart att utvärdera rapporten. Ärendehandläggaren hos Human&heart kan besluta att inte utreda en rapport i exempelvis fall när:
• Informationen i rapporten inte är relevant.
• Det inte finns tillräcklig information och/eller bevisning för att genomföra en adekvat utredning och möjlighet att inhämta ytterligare information och/eller bevisning saknas.
• Det kan fastställas att rapporten har lämnats i ond tro. Om ärendehandläggaren finner att en rapport är ogrundad och inte ska utredas vidare ska rapporten omedelbart raderas.

Utredningsfunktionen ska överväga om ansvaret för vidare åtgärder inom ramen för utredningen ska läggas på relevanta interna resurser, exempelvis HR-enheten, ekonomienheten eller annan specifik enhet i verksamheten. Utredningsfunktionen ska även överväga om det finns ett behov av att anlita externa utredare.

Åtgärder

Efter att en utredning har avslutats ska utredningsfunktionen rekommendera lämpliga åtgärder. Utredningsfunktionen skall tillsammans med styrelseordförande och ÖBO-koncernens vd besluta om lämpliga åtgärder och se till att rättelseåtgärder vidtas och rapportera statusen för implementeringen av sådana åtgärder till utredningsfunktionen.

Åtgärderna ska vara ändamålsenliga, proportionerliga och rättvisa i förhållande till koncernens intressen såväl som de inblandade individernas och/eller organisationernas intressen. Koncernen ska beakta relevanta regelverk, bolagspolicyer, samt koncernens kultur och värderingar. Åtgärder kan exempelvis innefatta en skriftlig varning, ett avskedande och/eller hänvisning till behöriga myndigheter för vidare utredning.

Dataskydd och integritet

All behandling av personuppgifter inom ramen för koncernens visselblåsarsystem sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Behandlade personuppgifter raderas normalt inom två år efter att en utredning om ett rapporterat missförhållande avslutats. Vid bedömning och utredning av anmälningar via visselblåsartjänsten behandlar vår samarbetspartner Human&heart personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig.

Här kan du läsa ÖBOs policy för Visselblåsarfunktionen i sin helhet.