Behandling av personuppgifter

Personuppgiftsansvarig

ÖrebroBostäder AB, organisationsnummer 556334-8449, är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med (varför) och medlen (hur) för behandlingen av personuppgifter. Om du har några frågor eller vill veta mer om vår behandling, kan du kontakta oss via följande kontaktuppgifter: ÖrebroBostäder AB, Box 8033, 700 08 Örebro. Du kan också mejla oss på dataskydd@obo.se.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad, gör vi en samlad bedömning av dina uppgifter för att se om:

• Vi kan erbjuda dig en bostad som passar dig och dina behov
• Du lever upp till de krav som ställs i samband med förmedling av våra bostäder.

Under pågående hyresförhållande

Under pågående hyresförhållande, behandlar vi dina uppgifter i syfte att:

• Administrera hyresförhållandet som vi har med dig (till exempel för hyresavisering och för kontakt i samband med löpande förvaltning och underhåll av fastigheten)
• Tillhandahålla tjänster och service till dig, till exempel tjänsten Mina Sidor.
• Administrera utskick till dig (till exempel nyhetsbrev om vad som händer i ditt bostadsområde, ditt kvarter, marknadsföring och nöjdkundundersökningar)
• Tillhandahålla jourtjänst så att du kan uppmärksamma oss på eventuella tvivelaktigheter och göra oros- eller störningsanmälan.
• Förbereda och genomföra uppsägning, till exempel om uppgifterna i en oros- eller störningsanmälan enligt vår bedömning kan ligga till grund för uppsägning.

Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad

Vi behandlar din ansökan med stöd av en intresseavvägning, det vill säga vi har ett legitimt intresse av att få behandla uppgifterna för ändamålet att behandla din ansökan och detta intresse väger tyngre än den risk för din integritet som behandlingen innebär. Vårt intresse består dels i att kontakta tidigare hyresvärdar för referenser, dels i att du erbjuds en bostad som är lämplig utifrån din ekonomiska situation. Även vid ansökan om byte av bostad, behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning. Bestämmelserna om och förutsättningarna för själva bostadsbytet regleras i lag.

Under pågående hyresförhållande

Merparten av vår behandling sker för att vi ska kunna fullgöra vår del av hyresavtalet eller för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter, till exempel enligt hyresrättsliga regler (så är till exempel fallet vid hyresavisering, kontakt i hyresärenden eller vid underhåll av fastighet och vid hyresförhandlingar). Vi använder även ditt personnummer om det krävs för säker identifiering. Viss behandling sker med stöd av en intresseavvägning, till exempel när vi skickar ut information, erbjudanden och nöjd kundundersökning till dig eller när vi tillhandahåller vår tjänst Mina Sidor. När vi behandlar uppgifter i samband med en oros- eller störningsanmälan registrerar vi och behandlar dessa med stöd av en intresseavvägning. För det fall det skulle förekomma uppgift om brottsmisstanke, sker behandling för att kunna tillvarata våra rättsliga anspråk.
Om någon behandling skulle kräva ditt samtycke inhämtar vi det separat, till exempel om du vill att vi noterar uppgifter om din hälsa vid bostadsanpassning.

Personuppgifter som behandlas och lagringstid

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad

Vid ansökan om bostad eller byte av bostad behandlar vi följande uppgifter:

• Namn, kontaktuppgifter och nuvarande adress (inklusive lägenhetsnummer)
• Kontaktuppgifter till personer i din ansökan (till exempel nära anhörig, god man/förvaltare, borgenär med mer)
• Uppgifter från referenser i din ansökan eller från tidigare hyresvärdar. (Vi lämnar även ut referenser på förfrågan från annat bostadsbolag.)
• Uppgifter om vilken anställning du har idag, vilken inkomst du har och vi inhämtar även en kreditupplysning
• Personnummer

Vid ansökan om förtur eller direktbyte raderar vi samtliga uppgifter om du inte blir erbjuden en bostad. Om orsaken till att du nekas bostad beror på misskötsamhet i tidigare boende eller att falska grunder åberopats vid ansökan sparar vi dock, under ett år, ditt namn, födelsedatum, beslut om avslag samt en kortfattad notering om varför du inte blivit erbjuden en bostad. Vissa uppgifter sparas även i två års tid för det fall vi skulle behöva dem vid talan om eventuell diskriminering.

Under pågående hyresförhållande

Under pågående hyresförhållande behandlar vi följande uppgifter:

• Namn, kontaktuppgifter och nuvarande adress (inkl. lägenhetsnummer och kontraktsnummer)
• Kontaktuppgifter till kontaktpersoner du meddelat oss (till exempel nära anhörig, god man/förvaltare, borgenär)
• Uppgifter i samband med hyresavisering (till exempel OCR-nummer, hyresbelopp med mer.).
• Personnummer
• Uppgifter vi tar emot i samband med störnings- eller orosanmälningar (till exempel uppgift om misskötsamhet).
• För att värna om din integritet och säkerställa att dessa typer uppgifter inte innehåller kränkande eller värderande omdömen har vi tydliga rutiner som beskriver hur ärenden/anmälningar får registreras.

Majoriteten av uppgifterna ovan bevaras under hela kontraktsförhållandet och fram till den tidpunkt då samtliga våra mellanhavanden med anledning av hyresförhållandet är slutligt reglerade. Uppgifter som registreras i samband med störnings- och orosanmälningar sparas aldrig längre än två år och raderas således löpande under hyresförhållandet. Om hyresförhållandet upphör med anledning av misskötsamhet i boendet kommer vi att spara följande uppgifter i två efter det att hyresförhållandet upphört: namn, personnummer, hyresobjekt, avflyttningstidpunkt samt kort kommentar om avflyttningsorsak.

Utlämnande av personuppgifter

ÖrebroBostäder AB är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter men ibland är det nödvändigt för att vi ska kunna administrera hyresförhållandet som vi har med dig.

Vi lämnar ut dina kontaktuppgifter i samband med att reparation och underhåll ska ske i din fastighet. När du säger upp ditt avtal lämnar vi ut ditt namn, mejladress och telefonnummer till de personer som fått erbjudande om att flytta in efter dig.

Även andra bolag får ta del av dina personuppgifter i samband med tillhandahållande av tjänster till oss, till exempel vid administration eller support av våra IT-system. Genom avtal med dessa parter säkerställer vi att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls. Om en tredje part befinner sig utanför EU/EES, kommer vi vidta särskilda skyddsåtgärder, till exempel ingå ett dataöverföringsavtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats.

Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som till exempel polisen, skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Dina rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter har du under vissa förutsättningar särskilda rättigheter. Dessa är:

• Rätt till tillgång (registerutdrag), det vill säga en rätt att få bekräftelse på och information om vår behandling av dina personuppgifter
• Rätt till rättelse, det vill säga en rätt att få felaktiga uppgifter rättade
• Rätt till radering, det vill säga en rätt att få dina uppgifter borttagna
• Rätt till begränsad behandling, det vill säga en rätt att kräva att vår behandling begränsas, till exempel om du anser att dina uppgifter inte är korrekta
• Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter
• Rätt att inge klagomål till myndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag

För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter, eller veta mer om någon av rättigheterna, och förutsättningarna för att utöva dem, vänligen kontakta oss via uppgifterna ovan.

Vi uppdaterar den här informationen kontinuerligt när nya direktiv och regler utarbetas från ansvariga myndigheter.